メモの取り方が下手な人には４つの特徴があり、それを理解して対策することでメモの取り方が上手になります。
たとえば、メモを取ったけど見づらくて、後で読み返しても内容があまり分からないことありませんか？
私も過去に何度かメモで失敗したことがあり、ネット情報やテレビで紹介された方法を試しました。
そこで、私はメモの取り方は基本を理解すれば、他はデザインの好みだということに気が付きました。
この記事は「メモが下手な人の特徴」を知ることで「メモの種類にあわせて上手なまとめ方」を紹介しています。
有名な方の書籍などでメモ術を勉強するのも良いですが、まずはお金をかけず、この記事でトライしてみてください。
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1分で読む記事まとめ
メモを取るときに意識すべきコツは以下の６つ。
- 話を聞き、理解することを優先
- 丁寧な文字で書く
- メモを清書
- 余白や色も意識する
- 書いたメモは整理
- 要点をおさえる
また、メモには大きく「用が終われば不要」「何度も読み返す」「人に見せる・伝える」３種類あります。
種類を考えてメモの取ると無駄な時間をかけずに、見やすいメモをとれるでしょう。
| 注意すべき点 | すぐ不要になるメモ | あとで読みかえすメモ | 人に見せるメモ |
|---|---|---|---|
| 話を理解する | 〇 | 〇 | 〇 |
| 丁寧な文字で書く | 〇 | 〇 | 〇 |
| 必要であれば清書 | – | 〇 | 〇 |
| 余白・色に注意 | – | 〇 | 〇 |
| メモを整理 | – | 〇 | 〇 |
| キーワードだけ書く | 〇 | – | – |
| 要点＋補足も加える | – | 〇 | 〇 |
上記にくわえて、バレットジャーナル式など、自分に合うノート術を見つけると、さらにメモを上手に取れるようになるでしょう。
メモの取り方が下手な人の特徴
４つの特徴
メモを取るのが苦手と感じる方に共通する４つの特徴があります。
- 文字がきたない（雑に書く）
- 読みづらいレイアウト
- 整理や管理が苦手
- 話の要点がつかめない
特徴を見ていると「センスが必要では・・・」と思いがちですが、そうではありません。
確かに最初から上手く書けてしまう人もいますが、これらを意識しながら書くだけでも随分とメモの取り方が変わるはず。
また、後輩や同僚へのアドバイス経験上、話の要点のつかみ方も意識改革で良くなる場合が多いです。
そのあたりも含めて、この記事で紹介していきますが、まずは４つの特徴について、もう少し詳しく考えてみましょう。
文字が汚い（雑）
文字のうまさではなく、殴り書きのように読みにくい字で雑に書くことが問題。
当たり前のことですが、文字が雑だとメモを見返しても読めない・理解できないこともあります。
私の周りをみても、仕事を忘れがちでメモの取り方が下手な人は、文字が雑な方が多いです。(過去の自分でもあります）
読みづらい
メモの読みづらさは「文字が雑」以外にもいくつか原因があります。
例えば、以下のようなメモの取り方をしていないでしょうか？
- 関係ない内容のメモを近い位置に書く
- 余白を意識せず、文字を詰め込む
- 色が単色または多色
- 文字が小さい など
読みづらいとメモを取っている意味が半減してしまうので、改善していきましょう。
メモの整理・管理ができていない
見やすいメモを取っても整理や管理ができてないこともあります。
たとえば、買い物リストなど不要になったメモを残したり、複数案件のメモを整理せずに保管していたり。
どんなにキレイで読みやすいメモを取っても、整理や管理が雑だと目的のメモを探すのに苦労します。
「富士通 クアデルノ」のような電子ノートであればフォルダ分け、一般的なルーズリーフであればページ整理をし、しっかり管理しましょう。
紙のノートを使っている方は、バレットジャーナルなどアナログでも管理しやすいノート術を取り入れるのがおすすめです。
要点がつかめていない
要点をまとめてメモを取ることが最も重要ですが、一番難しい部分でもあります。
メモを書くことに集中すると話を聞き漏らしたり、逆に話を聞きすぎてメモを怠ると後で内容が分からなくなります。
よく見聞きする「キーワードだけをメモする」の方法も否定はしませんが、後で読み返して内容を思い出せるように工夫して書く必要があるでしょう。
メモの種類を考える
用が済めば不要になるメモ
たとえば、「買い物リスト」や「Todoリスト」は、基本的に用事が終わればメモを保存しておく必要がありません。
そのようなメモは、時間をかけて綺麗にメモを取る必要もなく、要点(キーワード)だけ書きとめれば十分。
もし、使い終わったメモを記録として保管する場合は、しっかり分けて管理しておきましょう。
後で読み直すメモ
「会議のメモ」「勉強」で使うメモ(ノート)は、何度も読み返す可能性があります。
記録として読み返す、エビデンスとして使う、新たな資料を作るなど用途はさまざま。
内容を忘れていても、読み返せば理解できるように要点だけでなく、補足なども含めてメモを取る必要があります。
人に見せるメモ
「電話の伝言」「資料のコメント」などは他人に見てもらう事が目的のメモです。
自分だけ理解できても意味がなく、内容を正確に伝える必要があります。
要点をおさえることは大前提で、誤解をまねく表現は避け、かつ簡潔に書く必要があります。
紹介した３種類のメモの中で、一番書くのが難しいかもしれません。
上手なメモの取り方
話をしっかり聞く
会議や話した内容をメモする時に重要なことは、相手の話をしっかり聞き理解すること。
メモを取る事ばかりに集中すると、大事な内容を聞き逃したり、相手にも失礼であったりといい事がありません。
しっかり話を聞いていれば、少しの間は内容を覚えているでしょうから、会話中のメモはキーワードだけ最低限に。
会話が終わったあと、なるべく時間をあけずに補足を書き加えたり、メモを整理するようにしましょう。
丁寧な字で書く
文字の上手さは人によって差がありますが、「丁寧に書く」ということは誰にでもできます。
自分の中で、できるだけ文字を丁寧に書くように心がけましょう。
また、文字に自信が無い方は横罫線や白紙よりも方眼紙の方がおすすめ。
文字がきれいになるわけではないですが、方眼を使う事で以下のメリットがあります。
- 文字サイズを統一できる
- 図表が書きやすい
- 余白が意識しやすい
メモを清書する
前述した会話中のメモなど、急いでやや雑に書いたメモに有効です。
ポイントは話を忘れないうちに清書しておくこと。
人は数分もあれば忘れる生き物なので、とにかく早く清書することをおすすめします。
パソコンで打ち込む方が早ければ、手書きのメモを電子化してしまうのも良いですね。
余白や色を使う
余白を考えず文字をぎっしり詰め込むと読みづらくなります。
項目ごとに余白を設けるなど、空白もメモの一部と捉えて上手く使いましょう。
また、色分けをするのも良いですが、２～３色(例えば、黒・赤・青）にした方が、重要な部分が分かりやすいです。
書いたメモを整理する
メモを書き終えたら、後で探せるようにしっかり整理して管理しましょう。
ノートであれば、目次ページを作り、各ページに番号を振っておくのがおすすめ。
ページ番号と内容を目次にまとめれば、後で探しやすくなります。
ルーズリーフや電子ノートであれば、案件やジャンルごとに整理しておくだけで良いですね。
要点をまとめる
メモを上手に取るコツの定番中の定番ですが、一番難しいので、最後に書きました。
重要なキーワードだけを適当にメモすればいいわけではありません。
関連するキーワードはまとめる、話の時系列でキーワードを書くなど工夫が必要です。
キーワードを繋いでいけば話の構成が成り立つように意識しましょう。
例えば、この記事の内容でいうと冒頭から「見出し・小見出し」「太文字」「下線文字」だけ見ると大体の伝えたいことは理解できると思います。
また、時間がかかるので、内容にもよりますが図解を入れるとより見やすく要点がまとまります。
上手にメモを取るために
ノート/メモ術を学ぶ
ここまでは、上手にメモを取る考え方のポイントを紹介しました。
具体的なノートやメモの取り方は、あなたの環境に合う方法を選ぶ必要があります。
紙ノートでメモや情報を整理する場合におすすめな方法は「バレットジャーナル式」。
ノート術はかなり多く存在するので、ぜひ自分に合うノート術を探してみましょう。
ルーズリーフ
手書きノートで、メモを整理しやすいのは「ルーズリーフ」。
勉強にも使いやすく、用紙フォーマットやバインダーは種類豊富なので、自分に合うルーズリーフを探しましょう。
カレンダー形式やTodoリストのルーズリーフ用紙なんかも市販されています。
個人的にはA5サイズくらいが持ち運びやすく、情報量も書き込めるのでちょうど良いです。
電子メモ帳
検索機能がある電子メモ帳やアプリを使えば、整理の手間も省けます。
性能や値段がピンキリですが、基本的には「書きやすさ」を重視するとストレスなく使えるでしょう。
価格はやや高価なので、無理に電子化する必要はありませんが、効率が良いのは間違いありません。
